เมื่อผู้ช่วยเสมือนของคุณไป MIA

เมื่อผู้ช่วยเสมือนของคุณไป MIA

คุณจะทำอย่างไรถ้าคนที่คุณทำงานด้วยหายตัวไป?ก็เหมือนเช้าวันอื่นๆ ฉันเปิดคอมพิวเตอร์ เช็คอีเมล และเริ่มจัดลำดับความสำคัญของวันข้างหน้า แม้ว่าปกติแล้วฉันจะมองโลกในแง่ดี แต่ฉันก็อดไม่ได้ที่จะรู้สึกกังวลเล็กน้อย เป็นเวลาหลายวันแล้วที่ฉันได้ยินจากผู้ช่วยเสมือน ของฉัน — เราจะเรียกเธอว่าเจสสิก้า — ซึ่งไม่เหมือนเธออย่างแน่นอน เป็นเวลากว่าหนึ่งปีแล้วที่เราทำงานร่วมกันอย่างใกล้ชิดในแทบทุก

เรื่อง แม้ว่าเธอจะไม่ใช่พนักงาน แต่ฉันมองว่าเจสสิก้า

เป็นส่วนเสริมของแบรนด์ของฉัน เธอช่วยฉันจัดการเรื่องต่างๆ ให้เป็นระเบียบ ใช้รายงานการประชุมที่ยอดเยี่ยม ทำงานร่วมกันในไอเดียใหม่ๆ และแม้แต่แบ่งปันเสียงหัวเราะ การบริการที่ฉับไวและการตอบสนองอย่างรวดเร็วเป็นหนึ่งในจุดแข็งที่ยิ่งใหญ่ที่สุดของเธอ ตอนนี้หลังจากไม่มีการตอบกลับมาสองสามวัน ฉันก็เริ่มตั้งคำถามทุกอย่าง

เวลาผ่านไปมากขึ้น ฉันไม่เคยได้ยินคำพูดจากเจสสิก้าอีกเลย เหมือนเธอเพิ่งหายไป บางครั้งฉันจะเห็นสถานะการแชทของเธอเป็น “ออนไลน์” แต่ฉันหยุดพยายามติดต่อเธอแล้ว ในบทความนี้ ผมจะแบ่งปันสี่บทเรียนที่ได้รับจากประสบการณ์นี้

ที่เกี่ยวข้อง: 7 วิธีในการสร้างวินัยในตนเองและมุ่งมั่นสู่ความยิ่งใหญ่

1. อย่าเพิกเฉยต่อสัญญาณเตือน

เมื่อมองย้อนกลับไปฉันน่าจะเห็นสถานการณ์ที่กำลังจะมาถึง น่าเสียดายที่ฉันมักจะให้อภัยและเต็มใจที่จะมองข้ามความน่ารำคาญเล็กน้อย ช่วงเวลาที่น่าหลงลืมที่นี่ การดูแลที่นั่น ทุกคนทำผิดพลาดใช่ไหม? แน่นอนว่าไม่มีใครสมบูรณ์แบบ อย่างไรก็ตาม เมื่อตรวจสอบทั้งหมดแล้ว รูปแบบของเหตุการณ์ได้พัฒนาขึ้นโดยที่ฉันไม่ทันสังเกต

ระวังสัญญาณเตือนเหล่านี้จากผู้ช่วยเสมือนของคุณ:

ลืมคำแนะนำง่ายๆ ตามคำนิยาม ผู้ช่วยเสมือนควรเป็นคนที่มีระเบียบสูง งานของเขาคือการทำให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นไม่ใช่เรื่องที่ซับซ้อน ผู้ช่วยเสมือนที่เชื่อถือได้จะทำงานเชิงรุกและจดบันทึกอย่างละเอียด แทนที่จะถามตลอดเวลาว่าต้องทำอย่างไร

พลาดการประชุมโดยไม่คาดคิด ความขัดแย้งในการจัดตารางเวลาเกิดขึ้นได้แม้ว่าจะเกิดขึ้นน้อยมากเนื่องจากเหตุฉุกเฉินที่แท้จริง เมื่อมีการระบุการทับซ้อนของปฏิทิน ผู้ช่วยเสมือนของคุณควรเสนอคำเตือนล่วงหน้ามากมายและค้นหาวันที่ใหม่ที่เหมาะกับทุกคน การรอจนถึงนาทีสุดท้ายหรือหลังจากนั้นเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

ทำให้ข้อแก้ตัว มีเพียงวิกฤตการณ์สัตว์เลี้ยงมากมายเท่านั้นที่ส่งผลกระทบต่อตารางการทำงานของคนๆ หนึ่ง การมีความเห็นอกเห็นใจกับ ผู้ช่วยเสมือนของคุณเป็นเรื่องปกติ แต่ในทางกลับกัน ก็เป็นไปได้เช่นกันที่คุณจะได้รับข้อแก้ตัว

2. เป็นกลยุทธ์เมื่อให้สิทธิ์การเข้าถึงระบบ

ฉันไว้ใจหรือขี้เกียจเกินไปเมื่อฉันจ้างเจสสิก้า ภายในหนึ่งสัปดาห์หลังจากเริ่มสัญญา ฉันได้แต่งตั้งให้เธอเป็นผู้ดูแลระบบหลายระบบที่สำคัญที่สุดของบริษัท รวมถึงซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ด้วย ภายหลังฉันพบว่าเธอเป็น “เจ้าของ” ของโฟลเดอร์ Google เอกสารที่สำคัญหลายโฟลเดอร์ ด้วย ซึ่งเป็นเรื่องยากอย่างยิ่งที่จะคลี่คลายเมื่อเธอจากไปอย่างลึกลับ

ก่อนจ้างผู้ช่วยเสมือนรายอื่น ให้หยุดเพื่อพิจารณาแนวทางของคุณ

ในการเริ่มงานและออกจากงานฟรีแลนซ์ หากจำเป็น คุณสามารถสลับสวิตช์และจำกัดการเข้าถึงผู้รับเหมาขาออกได้ทันทีหรือไม่ ในบรรดาผู้ช่วยที่มีอยู่ของคุณ คนใดที่มีสิทธิ์เข้าถึงมากกว่าที่จำเป็นจริง ๆ ใช้เวลาตรวจสอบระดับสิทธิ์ของผู้ใช้แต่ละรายและปรับเปลี่ยนตามนั้น

เพื่อจำกัดความเสี่ยงของคุณเพิ่มเติม คุณควรใช้วิธีการที่สลับซับซ้อนในการเริ่มใช้งาน แทนที่จะให้สิทธิ์การเข้าถึงทุกอย่างในวันแรก ให้แบ่งปันเฉพาะระบบที่จำเป็นต่อการทำงานให้เสร็จ เมื่อคุณสร้างความไว้วางใจกับผู้รับจ้าง คุณสามารถขยายการเข้าถึงของเขาหรือเธอเพื่อรวมระบบเพิ่มเติมหรือสิทธิ์ของผู้ดูแลระบบ

ที่เกี่ยวข้อง: เมื่อใดควรจ้างผู้ช่วยเสมือนและความช่วยเหลือจากภายนอก

3. ตรวจสอบผู้ช่วยเสมือนของคุณอย่างเป็นทางการ

ผู้ช่วยเสมือนมักเป็นฟรีแลนซ์ที่ให้บริการลูกค้าหลายราย แม้ว่าพวกเขาจะไม่ใช่พนักงานของคุณ แต่ก็ยังควรให้ข้อเสนอแนะเป็นประจำโดยใช้กระบวนการตรวจสอบอย่างเป็นทางการ การทำเช่นนี้เป็นเวทีสำคัญในการแสดงข้อกังวลหรือสัญญาณเตือนที่คุณสังเกตเห็นและเจาะลึกถึงสาเหตุที่แท้จริง

ในการจัดโครงสร้างกระบวนการตรวจสอบของคุณ การดำเนินการต่อไปนี้อาจเป็นประโยชน์:

สร้างแบบประเมินสำหรับพนักงานเสมือนของคุณ

กำหนดเซสชั่นทบทวนหนึ่งชั่วโมงต่อปีสำหรับผู้ช่วยเสมือนแต่ละคนปีละสองครั้ง

เมื่อการทบทวนประจำปีใกล้เข้ามา ให้เชิญผู้ช่วยเสมือนส่งแบบฟอร์มเป็นการประเมินตนเอง

ส่งการประเมินจากมุมมองของคุณด้วย

ในการประชุมทบทวน ให้เปรียบเทียบบันทึกและแบ่งปันความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา

บันทึกข้อมูลการประเมินและบันทึกการประชุมในไดรฟ์เพื่อความปลอดภัย

กระบวนการตรวจสอบเป็นโอกาสของคุณในการตรวจสอบสถานการณ์อย่างเป็นกลาง หากคุณตระหนักว่าผู้ช่วยเสมือนกำลังทำให้ชีวิตของคุณซับซ้อนขึ้นจริง ๆ ก็อาจถึงเวลาที่ต้องเปลี่ยนทิศทางแล้ว

Credit : เว็บสล็อตแตกง่าย